Política de Privacidad

1 Introducción

En Kiaro, respetamos y protegemos la privacidad de nuestros usuarios. Esta Política de Privacidad describe cómo recopilamos, usamos, almacenamos y protegemos la información personal de los usuarios que utilizan nuestra aplicación móvil de legalización y gestión de gastos.

Para los datos recopilados a través del formulario de contacto de nuestra landing page (nombre, WhatsApp, correo y empresa), el tratamiento requiere la autorización expresa y previa del usuario, la cual se obtiene mediante la marcación voluntaria del checkbox de consentimiento disponible en dicho formulario. El uso de la aplicación móvil de KIARO implica la aceptación de la presente Política en lo que concierne al tratamiento de datos derivados del uso del servicio. Si no está de acuerdo con alguno de sus términos, le recomendamos no utilizar nuestros servicios.

2 Información que recopilamos

Nuestra aplicación solo recopila la información necesaria para el correcto funcionamiento del servicio. Entre los tipos de datos que podríamos solicitar se incluyen:

• Datos personales básicos: nombre, correo electrónico, número de identificación o usuario.
• Datos financieros relacionados con gastos: valores, fechas, descripción del gasto, comprobantes o facturas (en formato imagen o PDF).
• Datos técnicos: tipo de dispositivo, versión del sistema operativo, identificador único del dispositivo (ID), dirección IP (de forma anónima o general), y registros de uso para mejorar la experiencia del usuario.
• Datos recopilados a través del formulario de contacto (landing page): Cuando un usuario completa el formulario disponible en nuestra página web para solicitar una demostración del producto, recopilamos la siguiente información: nombre completo, número de WhatsApp, dirección de correo electrónico y nombre de la empresa. Estos datos se recopilan únicamente con el propósito de coordinar la demo y establecer contacto comercial, previo consentimiento explícito del usuario.

3 Uso de la información

Los datos recopilados se utilizan exclusivamente para los siguientes fines:

• Procesar y validar gastos ingresados por el usuario.
• Generar reportes o resúmenes de gastos.
• Mejorar el funcionamiento y seguridad de la aplicación.
• Cumplir con obligaciones legales o contractuales.
• Enviar notificaciones o actualizaciones del sistema (previo consentimiento del usuario).
• Contactar al usuario a través de los canales proporcionados —WhatsApp y correo electrónico— para agendar y llevar a cabo demostraciones del producto KIARO.
• Realizar seguimiento comercial y enviar información relevante sobre KIARO, incluyendo funcionalidades, planes y actualizaciones, previa autorización explícita del usuario.
• Desarrollar estrategias de marketing digital, incluyendo la segmentación y optimización de campañas publicitarias en plataformas como Meta (Facebook e Instagram), usando los datos de forma agregada y conforme a las políticas de cada plataforma.
• Analizar el comportamiento de los usuarios en nuestra landing page para mejorar la experiencia de navegación y la efectividad de nuestras comunicaciones comerciales.

4 Compartición de información

Kiaro no vende, alquila ni cede información personal a terceros.

La información solo puede compartirse en los siguientes casos:

• Con proveedores tecnológicos o servicios en la nube que nos ayudan a operar la aplicación (por ejemplo, hosting o bases de datos), bajo acuerdos de confidencialidad.
• Cuando sea requerido por ley, autoridad judicial o administrativa competente.

Adicionalmente, los datos podrán ser compartidos con los siguientes proveedores tecnológicos específicos, con quienes operamos bajo acuerdos de procesamiento de datos:

• Meta Platforms, Inc. (Facebook e Instagram): como parte de nuestra estrategia publicitaria digital, utilizamos herramientas de Meta, incluido el Meta Pixel, que puede recibir datos técnicos de los visitantes de nuestra landing page (como dirección IP, tipo de navegador e interacciones) con fines de medición, optimización de campañas y retargeting publicitario. Meta actúa como responsable independiente de estos datos conforme a su Política de Privacidad disponible en: https://www.facebook.com/policy.php. El usuario puede gestionar sus preferencias publicitarias en: https://www.facebook.com/adpreferences.
• HubSpot, Inc.: utilizamos HubSpot como plataforma de gestión de relaciones con clientes (CRM) y automatización de marketing. Los datos recopilados a través del formulario de contacto (nombre, WhatsApp, correo y empresa) son almacenados y gestionados en HubSpot bajo nuestras instrucciones. HubSpot actúa como encargado del tratamiento en nombre de Fluxem y se compromete a tratar los datos conforme a su Data Processing Agreement y Política de Privacidad, disponible en: https://legal.hubspot.com/privacy-policy. HubSpot no vende ni cede los datos de nuestros contactos a terceros no autorizados.

5 Seguridad de la información

Implementamos medidas de seguridad técnicas, administrativas y físicas para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, alteración o divulgación indebida.

Sin embargo, el usuario reconoce que ningún sistema es completamente infalible y que existen riesgos inherentes a la transmisión de datos por Internet.

6 Derechos del usuario y solicitud de eliminación de datos

El usuario titular de los datos personales tiene los siguientes derechos, conforme a la Ley 1581 de 2012:

• Derecho de acceso: conocer qué datos personales suyos son tratados.
• Derecho de rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos.
• Derecho de cancelación (supresión): solicitar la eliminación de sus datos cuando no sean necesarios para los fines declarados.
• Derecho de oposición: oponerse al tratamiento de sus datos para fines específicos, incluyendo el uso con fines publicitarios.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, el usuario debe enviar una solicitud formal al correo electrónico: contacto@fluxem.co, indicando:

• Nombre completo del titular.
• Tipo de solicitud (acceso, rectificación, eliminación u oposición).
• Descripción clara del dato o tratamiento al que se refiere.

Fluxem responderá la solicitud en un plazo máximo de quince (15) días hábiles a partir de su recepción. En caso de que no sea posible atender la solicitud en dicho plazo, se informará al usuario indicando los motivos y la fecha estimada de respuesta.

Una vez procesada la solicitud de eliminación, los datos serán suprimidos de nuestros sistemas activos y de HubSpot. Se advierte que la eliminación de datos podría implicar la imposibilidad de continuar prestando el servicio de KIARO al usuario.

7 Conservación de los datos

Los datos serán conservados solo durante el tiempo necesario para cumplir con los fines descritos o mientras exista una relación activa con el usuario.

Una vez cumplido dicho periodo, los datos se eliminarán de forma segura.

8 Uso de servicios de terceros

La aplicación puede integrar servicios de terceros (por ejemplo, sistemas de almacenamiento en la nube o autenticación). Cada servicio cuenta con su propia política de privacidad, la cual recomendamos consultar.

9 Modificaciones a esta política

Nos reservamos el derecho de actualizar o modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento.

Las actualizaciones serán publicadas dentro de la aplicación y entrarán en vigencia una vez sean visibles.

El uso continuado de la app después de los cambios implica la aceptación de la nueva versión.

10 Tecnologías de seguimiento publicitario

Esta página web utiliza tecnologías de seguimiento con el fin de medir el rendimiento de nuestras campañas publicitarias y mejorar la experiencia del usuario. A continuación, detallamos las herramientas activas:

10.1 Meta Pixel (Facebook Pixel)

Hemos instalado el Meta Pixel, una herramienta proporcionada por Meta Platforms, Inc. (propietaria de Facebook e Instagram). Esta herramienta recopila automáticamente la siguiente información de los visitantes de nuestra landing page:

• Dirección IP (de forma anonimizada).
• Tipo de navegador y sistema operativo.
• Páginas visitadas y tiempo de permanencia.
• Acciones realizadas (clic en botones, envío de formularios).
• Identificadores de dispositivo (cookies de Meta).

Esta información es utilizada para los siguientes fines:

• Medir la efectividad de nuestros anuncios en Facebook e Instagram.
• Optimizar la entrega de anuncios a audiencias relevantes.
• Crear audiencias personalizadas y similares para campañas futuras.
• Realizar retargeting a usuarios que han interactuado con nuestra página web.

El Meta Pixel opera bajo la Política de Privacidad de Meta Platforms, disponible en: https://www.facebook.com/policy.php.

El usuario puede gestionar o desactivar el uso de sus datos para publicidad personalizada directamente desde la configuración de preferencias de anuncios de Meta en: https://www.facebook.com/adpreferences.

10.2 Cookies

Nuestra landing page puede utilizar cookies técnicas y de seguimiento para garantizar el correcto funcionamiento de la página y para los fines publicitarios descritos en el punto 10.1. Al navegar en nuestra página, el usuario acepta el uso de estas tecnologías conforme a la presente Política. Para más información sobre cómo gestionar las cookies, puede consultar la configuración de privacidad de su navegador.

11 Marco legal aplicable

Esta Política de Privacidad se rige y se interpreta conforme a la legislación vigente de la República de Colombia, en particular:

• Ley Estatutaria 1581 de 2012: “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.
• Decreto Reglamentario 1377 de 2013: reglamento de la Ley 1581, que establece los mecanismos para obtener la autorización del titular y el ejercicio de sus derechos.
• Decreto 1074 de 2015 (Decreto Único Reglamentario): compilación de la normativa sectorial en materia comercial.

El responsable del tratamiento de los datos personales es:

Cualquier controversia derivada del tratamiento de datos personales será conocida por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), una vez agotado el trámite interno ante el responsable del tratamiento.

12 Contacto

Si tiene preguntas o inquietudes acerca de esta Política de Privacidad o del tratamiento de sus datos personales, puede comunicarse con nosotros a través de: